E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland — Termine, Pflichten, Ausnahmen
Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 kommt die Pflicht zum Ausstellen. Hier steht, was wann für wen gilt — und was ausgenommen bleibt.
Der Zeitplan im Überblick
Die Pflicht kommt in Stufen. Die erste ist längst da: Empfangen können muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 — unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz.
Das Ausstellen folgt in zwei Schritten, 2027 und 2028. Zwischen beiden liegt der Umsatz des jeweiligen Vorjahres: für den Stichtag 2027 zählt das Jahr 2026.
Die gesetzlichen Stichtage
1. Januar 2025 — Empfangspflicht — für alle
Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze.
2025 – 2026 — Übergangszeit beim Ausstellen
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin verschickt werden — aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle
Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle inländischen B2B-Umsätze — auch für Freiberufler und Kleinunternehmer.
Wer ist betroffen
Kurz gesagt: fast jedes Unternehmen in Deutschland
Die Empfangspflicht kennt keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme nach Unternehmensgröße. Betroffen ist, wer im Inland Leistungen an andere Unternehmen erbringt.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Auch ohne Umsatzsteuerausweis gilt die Empfangspflicht seit 2025. Ab 2028 kommt die Pflicht zum Ausstellen dazu.
Freiberufler und Selbstständige
Ob Beratung, Handwerk oder Kreativleistung: wer an Unternehmen fakturiert, ist im B2B und damit in der Pflicht.
Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer
Wer auf die Steuerfreiheit verzichtet und mit Umsatzsteuer vermietet, führt einen unternehmerischen Bereich — und fällt darunter.
Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
Für den wirtschaftlichen Teil gelten dieselben Regeln wie für jedes andere Unternehmen.
Ausnahmen
Was nicht unter die Pflicht fällt
Drei Fälle bleiben ausgenommen — sie sind eng gefasst und gut dokumentiert.
- Kleinbeträge bis 250 € brutto
- Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV dürfen weiterhin als einfache Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise
- Fahrausweise gelten als Rechnung eigener Art und sind von der Pflicht ausgenommen.
- Rechnungen an Privatpersonen
- Das B2C-Geschäft ist nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Diese Seite ist eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine steuerliche Beratung. Im Zweifel hilft dein Steuerberater weiter.
Häufige Fragen
Was Unternehmen jetzt am häufigsten fragen
Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Ja. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Entscheidend ist, dass du die strukturierte Rechnung anschließend verarbeiten und revisionssicher archivieren kannst.
Muss ich dem Empfang zustimmen?
Nein. Für den Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 keine Zustimmung mehr nötig. Umgekehrt gilt: wer in der Übergangszeit noch PDF oder Papier verschicken will, braucht die Zustimmung des Empfängers.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung" und darf nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze 2027?
Der Gesamtumsatz des Vorjahres — für den Stichtag 1. Januar 2027 also der Umsatz des Jahres 2026.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz, nicht nur ein Ausdruck.
Und was passiert ab 2030 auf EU-Ebene?
Mit dem ViDA-Paket der EU werden strukturierte Rechnungen nach EN 16931 und eine digitale Meldung für den grenzüberschreitenden B2B-Handel ab dem 1. Juli 2030 verbindlich. Wer national früh umstellt, ist darauf vorbereitet.
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